RENTABOX / GIELEN NV

1. Identiteit van de Verwerkingsverantwoordelijke

RENTABOX / GIELEN NV hecht veel belang aan uw privacy en verwerkt uw persoonsgegevens in

overeenstemming met de geldende privacywetgeving, met name de Algemene Verordening

Gegevensbescherming (AVG / GDPR – Verordening EU 2016/679) en de Belgische wet van 30 juli

2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van

persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij dat

doen, op welke juridische grondslag dit gebeurt en hoe wij hiermee omgaan.

Ondernemingsnaam: GIELEN NV (handelend onder de naam RENTABOX)

Ondernemingsnummer (KBO): BE 0436.860.977]

Maatschappelijke zetel: WITTEBRUGSTRAAT 5, 3800 SINT-TRUIDEN

Contact & Privacy-vragen: in**@******ox.be | Telefoon: 0475 677722

2. Algemene Principes van Gegevensverwerking

RENTABOX / GIELEN NV hanteert de volgende uitgangspunten bij het verwerken van uw

gegevens:

• Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en

gerechtvaardigde doeleinden.

• Wij verwerken niet meer gegevens dan strikt noodzakelijk is voor de beoogde doeleinden

(minimale gegevensverwerking).

• Deze privacyverklaring is permanent raadpleegbaar via onze website, waar u uw voorkeuren ten

aanzien van gegevensverzameling (zoals cookies) kunt beheren.

3. Verzameling van Gegevens, Doeleinden en Bewaartermijnen

RENTABOX / GIELEN NV verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens in de volgende situaties:

3.1 Bij het aanvragen van een offerte

Verwerkte gegevens: Strijdige/Volledige naam, e-mailadres, postadres en telefoonnummer.

Doel van verwerking: Het opstellen en overmaken van de verzochte offerte en het opnemen van

contact hierover.Rechtsgrond: Het nemen van precontractuele maatregelen op uw verzoek (Artikel 6.1.b AVG).

Bewaartermijn: Uw gegevens worden maximaal 1 jaar bewaard na de offerte-aanvraag, aangezien

potentiële klanten zich vaak op voorhand informeren en pas na enkele maanden overgaan tot huur.

3.2 Bij het afsluiten en uitvoeren van een huurcontract

Verwerkte gegevens: Naam, contactgegevens (adres, e-mail, telefoonnummer),

identificatiegegevens en betalingsgegevens (zoals rekeningnummer en incasso-informatie).

Doel van verwerking: Contractbeheer, dienstverlening, facturatie, debiteurenbeheer en

boekhouding.

Rechtsgrond: Uitvoering van de overeenkomst (Art. 6.1.b AVG) en wettelijke fiscale verplichting

(Art. 6.1.c AVG).

Bewaartermijn: Fiscale en boekhoudkundige gegevens worden wettelijk verplicht 10 jaar bewaard

conform het Belgisch Btw-Wetboek en het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.

[Aangepast van 7 naar 10 jaar conform Belgische wetgeving]

3.3 Bij een bezoek aan onze website (Google Analytics & Cookies)

Verwerkte gegevens: IP-adres (geanonimiseerd), klikgedrag, browsertype en bezoekstatistieken.

Doel van verwerking: Inzicht verkrijgen in het gebruik van de website en het optimaliseren van de

gebruikerservaring.

Rechtsgrond: Uitdrukkelijke toestemming via de cookie-banner op de website (Art. 6.1.a AVG) voor

analytische cookies.

Toelichting: Via onze website worden cookies van Google Analytics geplaatst. RENTABOX /

GIELEN NV heeft Google Analytics privacyvriendelijk ingesteld. Meer informatie over de verwerking

door Google vindt u in het privacybeleid van Google.

3.4 Cameratoezicht (Conform Belgische Camerawet van 21 maart 2007)

Verwerkte gegevens: Camerabeelden van personen aanwezig op en rond de terreinen en in de

gebouwen van RENTABOX / GIELEN NV.

Doel van verwerking: Beveiliging van personen, goederen en eigendommen van RENTABOX /

GIELEN NV en haar klanten, preventie van misdrijven en bewijsvergaring bij incidenten.

Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang voor de beveiliging van eigendommen en personen (Art.

6.1.f AVG) en conform de Belgische Camerawet van 21 maart 2007.

Wettelijke formaliteiten: De aanwezigheid van zichtbare camera’s wordt duidelijk aangegeven met

het wettelijk voorgeschreven pictogram. Het camerasysteem is in overeenstemming met de

wettelijke verplichtingen geregistreerd bij de politiediensten (via aangiftecamera.be).

Bewaartermijn: Conform de Belgische Camerawet worden camerabeelden maximaal 30 dagen

bewaard. Daarna worden ze automatisch overschreven, tenzij er een incident of misdrijf is

vastgesteld. In dat geval worden de beelden langer bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de

afhandeling van het geschil of het strafrechtelijk onderzoek.

Toegang & Derden: Camerabeelden kunnen binnen de wettelijke kaders ter beschikking worden

gesteld aan politie en justitie in het kader van een opsporingsonderzoek of aangifte van een

strafbaar feit.4. Verstrekking van Gegevens aan Derden (Verwerkers)

RENTABOX / GIELEN NV verkoopt uw gegevens niet aan derden. Wij verstrekken uw gegevens

uitsluitend aan derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst of om

te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Wij maken gebruik van de volgende categorieën van verwerkers:

• IT- en cloudproviders (DaaS / hostingdiensten) voor veilige opslag van onze administratie.

• Boekhouder / accountant voor het voeren van de wettelijk verplichte boekhouding en fiscale

aangiften.

• Overheids- en justitiële instanties als wij hier wettelijk toe verplicht zijn (zoals fiscus of politie).

Met verwerkers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (zoals IT-leveranciers en

boekhouder), sluiten wij een verwerkersovereenkomst (Data Processing Agreement) af om

eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens te garanderen.

5. Beveiliging van uw Gegevens

RENTABOX / GIELEN NV neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw

persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, openbaarmaking of enige

andere vorm van onrechtmatige verwerking.

6. Uw Rechten als Betrokkene

Onder de AVG / GDPR heeft u als betrokkene uitgebreide rechten ten aanzien van de verwerking

van uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage en kopie: U heeft het recht om uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet

verwerken van uw persoonsgegevens en om hiervan een kosteloze kopie te ontvangen.

• Recht op rectificatie: U heeft het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten

verbeteren of aan te vullen.

• Recht op gegevenswissing (‘Recht om vergeten te worden’): U heeft in bepaalde gevallen

het recht om te verzoeken uw gegevens te wissen (bv. wanneer de gegevens niet langer nodig

zijn voor het doel).

• Recht op beperking van de verwerking: U kunt verzoeken om de verwerking van uw

gegevens tijdelijk stil te zetten.

• Recht op gegevensoverdraagbaarheid (dataportabiliteit): U heeft het recht uw gegevens in

een gestructureerd, gangbaar en machinaal leesbaar formaat te ontvangen om over te dragen

aan een andere partij.

• Recht van bezwaar: U heeft het recht bezwaar te maken tegen verwerkingen die gebaseerd zijn

op ons gerechtvaardigd belang.

• Recht om toestemming in te trekken: Voor verwerkingen die gebaseerd zijn op uw

toestemming (zoals analytische cookies), heeft u te allen tijde het recht deze toestemming in te

trekken.

Om gebruik te maken van een van deze rechten kunt u een schriftelijk verzoek sturen naar

in**@******ox.be. Wij reageren binnen 1 maand op uw verzoek.7. Klachtenprocedure & Toezichthoudende Autoriteit

Indien u een klacht heeft over de wijze waarop RENTABOX / GIELEN NV met uw

persoonsgegevens omgaat, verzoeken wij u om eerst contact met ons op te nemen via

in**@******ox.be.

U heeft daarnaast steeds het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische

gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

Telefoon: +32 (0)2 274 48 00

E-mail: co*****@*****ba.be

Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be